Röviden a szolgáltatásról

Mi a Smartopert vállalati folyamatfejlesztése?

Egy kiválasztott, visszatérő munkafolyamatot feltérképezünk, tisztázzuk benne a felelősségeket és a döntési pontokat, majd a csapattal kipróbáljuk az új munkamenetet. Automatizálást vagy AI-t csak ott vonunk be, ahol az egyszerűbb folyamat önmagában nem elég.

Ismerős helyzet?

Nem az a baj, hogy nincs elég eszközötök.

A gond többnyire korábban kezdődik. Nem egyértelmű, ki mit dönthet el, hol van a szükséges információ, és mikor tekinthető valóban késznek egy feladat.

A kérdések végül nálad landolnak

A csapat halad, de a kivételeknél, jóváhagyásoknál és bizonytalan helyzeteknél újra a vezetőnek kell döntenie.

Ugyanarra a feladatra többféle „jó megoldás” van

Mindenki a saját rutinját követi. Emiatt az eredmény személyfüggő, a hibák pedig csak későn válnak láthatóvá.

Az információt keresni és ellenőrizni kell

A szükséges adatok levelezésekben, táblázatokban, külön rendszerekben vagy egy kolléga fejében vannak.

Az új eszköz bekerül, a régi rutin megmarad

A csapat megtanul egy új felületet, de a feladat útja és a döntési rend nem változik. Így a technológia csak újabb réteg lesz.

Nem az
eszközzel
kezdünk.

Ami másképp történik

Először azt az egy folyamatot választjuk ki, amelyik most a legtöbb felesleges kört okozza.

Megnézzük, hol akad el, kinél áll meg, milyen információ hiányzik, és melyik döntés kerül vissza újra a vezetőhöz.

Lehet, hogy automatizálás lesz a megoldás. Lehet, hogy egy tisztább felelősségi határ, jobb adatkezelés vagy a meglévő rendszer egyszerűbb használata. Nem az eszközt adjuk el előre.

Így döntünk a megoldásról

Ugyanazt a problémát három oldalról nézzük meg.

Ettől derül ki, hogy mit kell tisztázni, mit kell megtanulni, és hol érdemes technológiát bevonni.

Ember

Ki végzi nap mint nap?

Mit lát a feladatból, milyen döntést tud meghozni, és mire van szüksége ahhoz, hogy az új munkamódot valóban használja?

Folyamat

Hol akad el?

Mi indítja el a feladatot, hol várakozik, ki adja tovább, mi számít késznek, és mikor kerül vissza a vezetőhöz?

Technológia

Mi segít rajta ténylegesen?

Elég-e a meglévő rendszer jobb használata, vagy indokolt új eszköz, összekapcsolás, AI vagy automatizálás?

A közös munka

Nem egy általános fejlesztési projektet indítunk.

Egy konkrét működési területtel kezdünk, és azon megyünk végig a jelenlegi gyakorlattól az új, használható munkamenetig.

01 / FELTÉRKÉPEZÉS

Kiválasztjuk a visszatérő problémát.

Olyan területtel indulunk, ahol a felesleges körök, hibák vagy vezetői visszakérdezések már jól láthatók.

02 / ALAPOZÁS

Láthatóvá tesszük, hol csúszik szét.

Végigkövetjük a feladat, az információ és a döntések útját. Megnevezzük a felelősöket és a hiányzó kontrollpontokat.

03 / BEVEZETÉS

Kialakítjuk az új munkamenetet.

A folyamatot, a szabályokat és a szükséges technológiát együtt tervezzük meg, majd a csapattal valós feladaton próbáljuk ki.

04 / KONTROLL

Beépítjük és követhetővé tesszük.

Rögzítjük a közös munkamódot, az emberi ellenőrzést és azokat a pontokat, ahol a vezető látja, hogy működik-e a változás.

Ami a szervezetnél marad

Nem egy prezentációval távozunk.

A pontos munkatermékeket a helyzetfeltárás után rögzítjük, de a közös munka eredménye minden esetben használható marad a szervezetben.

A folyamat közös képe

Nem fejben létező rutin, hanem áttekinthető leírás arról, hogyan halad végig a kiválasztott feladat.

Felelősök és döntési határok

Egyértelművé válik, ki mit végez el, miben dönthet, és mikor kell valóban vezetői jóváhagyás.

Közös adat- és eszközhasználat

Rögzített szabályok arról, milyen adat hol használható, mit kell ellenőrizni, és ki vállalja a felelősséget.

Kipróbált új munkamenet

Nem elméleti javaslat, hanem a csapat napi munkájában végigpróbált működés a kiválasztott területen.

Vezetői ellenőrzési pontok

Előre látható, hol kell ránézned az eredményre, a kockázatra vagy a következő döntésre.

Követhető változás

A saját kiinduló állapototokhoz illesztett mérés mutatja meg, hogy kevesebb lett-e a hiba, a várakozás vagy a visszahulló ügy.

Vezetői idő

Neked nem kell végig ott ülnöd minden egyeztetésen.

A napi közös munkát egy kijelölt belső projektgazdával visszük. Tőled a fontos döntési pontokon, a felelősségi határoknál és az eredmények értékelésénél kérünk időt.

Amit a cégtől kérünk

van kijelölt belső projektgazda;
a vezető elérhető a fontos döntési pontokon;
a csapat a saját, valós napi feladatain dolgozik;
a kiinduló állapot mérhető vagy dokumentálható.

Mikor érdemes belevágni?

Akkor tudunk érdemben segíteni, ha van egy visszatérő probléma, amit már nem akarsz tovább kézben tartani.

Nem kell előre tudnod, hogy folyamatfejlesztésre, új szabályra vagy automatizálásra van szükség. Ennek eldöntése is a helyzetfeltárás része.

Jó kiindulópont lehet, ha…

ugyanaz a működési gond hétről hétre visszatér;
a döntések és ellenőrzések rendszeresen nálad kötnek ki;
a csapat kész megmutatni, hogyan végzi ma a munkát;
ki tudtok jelölni egy belső felelőst a közös munkára.

Nem ez a megfelelő út, ha…

csak egy gyors eszközlistát vagy szoftverajánlást keresel;
a folyamatokat és a felelősségeket nem szeretnéd megvizsgálni;
a csapat bevonása nélkül vársz tartó változást;
a jelenlegi helyzet rögzítése nélkül vársz előre garantált eredményt.

A szakértői csapat

Három külön szakma ugyanazon a problémán.

Egy visszatérő működési probléma ritkán csak technológiai kérdés. A vezetői terhet, a folyamatot és a megoldást egyszerre kell látni.

Fenntartható hatékonyság mentor

Tóth-Czere Péter

Azt segít tisztázni, milyen vezetői döntés és működési változás kell ahhoz, hogy a probléma ne termelődjön újra. Több mint tíz éve dolgozik vezetői fókusz és fenntartható teljesítmény témájában.

Folyamatfejlesztés és minőségbiztosítás

Zs. Szabó Kitti

Feltérképezi, hol akad el a feladat, hol mosódnak össze a felelősségek, és milyen dokumentáció vagy ellenőrzés hiányzik. Abból épít működő rendszert, ami ma még emberek fejében és külön rutinokban él.

Automatizálási szakértő

Zsák Péter

Megvizsgálja, hol segít ténylegesen automatizálás vagy AI, hogyan kapcsolódjon a meglévő rendszerekhez, és hol kell emberi ellenőrzés. Ha egy egyszerűbb változtatás elég, nem javasol új eszközt.

Így
gondolkodunk.

Podcast

Miért nem az automatizálással kezdünk?

Egy rosszul tisztázott folyamatot az új technológia nem javít meg — csak gyorsabban termeli újra ugyanazokat a visszakérdezéseket és döntési köröket. Ebben a beszélgetésben megmutatjuk, hogyan nézzük ugyanazt a vezetői elakadást emberi, működési és technológiai oldalról.

Meghallgatom a releváns részt

Első lépés

Mutasd meg azt az egy folyamatot, amelyik most újra és újra visszahúz.

A helyzetfelmérő kitöltése 5–10 perc. Átnézzük a válaszaidat, majd 2–3 munkanapon belül felvesszük veled a kapcsolatot. Egy díjmentes, 30 perces egyeztetésen átbeszéljük, melyik visszatérő működési problémával érdemes tovább foglalkozni. Az egyeztetés nem jelent automatikus megrendelést.

Megmutatom, hol akad el a működés